SERVICE BOOK UPDATE
1. कर्मचारी सम्पूर्ण कार्यकाल का रिकॉर्ड सर्विस बुक में रखा जाएगा । हर एंट्री को आफिस के head द्वारा attest किया जाना अनिवार्य है, किसी entry को काटा या मिटाया न जाए यानि overwriting न होने की जिम्मेदारी भी आफिस के head की होती है।*
2. सर्विस बुक की दो कॉपी रखी जानी चाहिए। एक कार्यालय में , एक सरकारी कर्मचारी के पास, हर साल जनवरी में सरकारी कर्मचारी अपनी कॉपी update करने के लिए कार्यालय में जमा कराएगा। जमा करने के 30 दिन के भीतर आफिस द्वारा कर्मचारी की कॉपी को वापिस करना अनिवार्य है। यदि कर्मचारी अपनी कॉपी खो देता है तो उसे दूसरी कॉपी के लिए 500/ – रुपये देने पड़ेंगे। Rule 288(1) से 288 (5) of GFR 2017.*
3. General finance rules 2017 के implement होने की तिथि से, ये duplicate सर्विस बुक की कॉपी हर एक existing reguler employee को छह महीनों में एवं new appointee शिक्षकों को 1 माह के भीतर मिल जानी चाहिए।*
4. प्रत्येक head of office के लिए सर्विस बुक की digital copy रखना अनिवार्य है । ताकि सर्विस बुक की मूल प्रति खोने या नुकसान होने पर कर्मचारी का रिकॉर्ड सुरक्षित रहे।*
5. हर साल कर्मचारी को उसकी सर्विस बुक दिखाया जाना और उस पर उसके sign लेना अनिवार्य है, इसका प्रमाणपत्र आफिस का head अपने उच्च अधिकारियों को हर साल देगा कि ऐसा किया गया है।*
6. सर्विस बुक में entry के लिए नियत स्थान : बाहरी पृष्ठ : जन्म तिथि , educational qualificatioन, तकनीकी योग्यता, जाति प्रमाणपत्र का संदर्भ ।*
*कॉलम 11: घर का पता और special लीव जैसे study leave , maternity leave , paternity leave की एंट्री। सर्विस बुक के अंदर के pages पर salery fixation, probation period, confermation, penalty, आदि की entries की जाएंगी। कॉलम 2: date of appointment, कॉलम 4: post, स्केल, office name ( जंहा कार्यरत है ) कॉलम 3: date of increamet , कॉलम 7 : लीव रिकॉर्ड की entries.*
7. हर कर्मचारी को हर साल जब नियमानुसार सर्विस बुक देखने और sign करने को मिले तो वो अपनी उपरोक्त सभी entries का ठीक होना पक्का कर सकता है ।
8. हर आफिस में एक service book register maintain करना compulsory है , जिसमें सभी service books के ऑफिस से आने जाने की entry की जाएंगी । रिकॉर्ड रखा जाएगा।*
9. एक retired employee की सर्विस बुक को कम से कम तीन साल तक रिकॉर्ड में रखा जाएगा ।*